Tipos de Documentos no sistema de Gestão Documental Filedoc

Tipos de Documentos no sistema de Gestão Documental Filedoc

Tipos de Documentos no sistema de Gestão Documental Filedoc

Este artigo oferece uma visão detalhada das opções de configuração disponíveis no Sistema de Gestão Documental Filedoc, essenciais para a eficácia na administração de documentos. As configurações que abordaremos incluem tipos de documento, estados dos documentos, registo automático e tipos de suporte de documento.

Tipos de Documento




A categorização dos documentos em tipos específicos é fundamental para uma gestão eficiente. Cada tipo de documento corresponde a uma necessidade e função organizacional específica, facilitando a aplicação de políticas de segurança, retenção e acesso.

Exemplos de Tipos de Documento:

  • Contratos: Para acordos legais.
  • Relatórios Financeiros: Documentação das finanças organizacionais.
  • Correspondências: Comunicação formal interna e externa.
  • Manuais Técnicos: Instruções operacionais ou técnicas.
A correta definição destes tipos ajuda na organização, busca rápida e gestão de permissões dentro do sistema.

Estados dos Documentos



Os estados dos documentos refletem as diversas fases do seu ciclo de vida dentro do sistema, desde a criação até a finalização e arquivamento. O entendimento e uso correto dos estados garantem que o fluxo de trabalho documental seja mantido sem falhas e com total transparência.

Estados Comuns de Documentos:

  • Rascunho: Preparação e edição inicial.
  • Em Revisão: Análise para correções ou aprovação.
  • Aprovado: Pronto para uso ou divulgação.
  • Arquivado: Guardado permanentemente, sem necessidade de alterações frequentes.
Configurar esses estados permite rastrear e controlar documentos eficazmente, assegurando que os procedimentos internos sejam seguidos corretamente.

Registo Automático




O registo automático é uma funcionalidade que minimiza a intervenção manual, automatizando a entrada de documentos no sistema. Isso é especialmente útil para documentação que é recebida ou gerada de forma regular e padronizada.

Benefícios do Registo Automático:

  • Redução de erros humanos.
  • Aumento da eficiência no processo de documentação.
  • Garantia de que todos os documentos relevantes estejam registrados e acessíveis.

Tipos de Suporte de Documento




Os documentos podem ser mantidos em diversos formatos, dependendo das necessidades da organização e dos requisitos legais ou operacionais.

Formas de Suporte de Documento:

  • Digital: Documentos em formatos eletrônicos como PDF, DOCX, XLSX.
  • Papel: Documentos físicos necessários para compliance ou operações.
  • Multimídia: Formatos como vídeos e gravações de áudio que são usados em contextos específicos.
Adequar os tipos de suporte conforme as necessidades organizacionais melhora a segurança, a gestão e o acesso aos documentos.

Conclusão

Implementar e configurar corretamente essas opções no sistema de gestão documental é vital para garantir que a documentação da empresa seja gerida de forma segura, organizada e eficiente. Essas configurações não só facilitam a operacionalidade diária, como também reforçam a conformidade com as normativas legais e melhores práticas de mercado. Ao compreender e aplicar adequadamente estas configurações, sua organização pode alcançar um controle documental mais robusto e sistemático.

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