Configuração de Utilizador no Sistema de Gestão Documental Filedoc

• Estrutura de Configuração de Utilizador
  

• A configuração de um utilizador no sistema de Gestão Documental é um processo estruturado que envolve várias etapas interdependentes. A seguir, detalhamos cada uma destas etapas:
  

  1. Departamentos:
     

     • Os departamentos representam as unidades organizacionais básicas na empresa.
     • São geralmente estabelecidos com base na função ou na área de negócios, tais como Recursos Humanos, Finanças, Vendas, entre outros.
     • A criação de departamentos é normalmente a primeira etapa, uma vez que define a estrutura organizacional na qual os utilizadores serão alocados.
       

  2. Grupos Funcionais:
     

     • Os grupos funcionais consistem em conjuntos de utilizadores que partilham responsabilidades ou trabalham em projetos semelhantes, independentemente dos seus departamentos.
     • Facilitam a colaboração entre membros de diferentes áreas da empresa.
     • Os grupos funcionais são criados após a definição dos departamentos, organizando os utilizadores de acordo com as suas funções e responsabilidades específicas.
       

  3. Locais:
     

     • Os locais indicam as diferentes localizações físicas da empresa, como escritórios, filiais, fábricas, etc.
     • São importantes para atribuir permissões de acesso com base na localização geográfica dos utilizadores.
     • A criação de locais pode ocorrer em paralelo com a definição de departamentos e grupos funcionais, especialmente se a empresa tiver uma estrutura geograficamente distribuída.
       

  4. Tipo de Utilizador:
     

     • O tipo de utilizador define as permissões e os privilégios associados a cada conta de utilizador no sistema.
     • Pode incluir categorias como Administrador, Utilizador Regular, Utilizador Externo, entre outros.
     • A definição dos tipos de utilizador é essencial para garantir que cada um tenha o nível apropriado de acesso e controlo sobre os documentos.
       

  5. Cargo:
     

     • O cargo do utilizador reflete a sua posição hierárquica ou função dentro da empresa.
     • Os cargos podem influenciar as responsabilidades e as necessidades de acesso aos documentos.
     • A atribuição de cargos ocorre após a definição dos tipos de utilizador, pois os cargos podem estar associados a diferentes tipos de conta.
       

  6. Perfis:
     

     • Os perfis representam conjuntos predefinidos de permissões e configurações de acesso.
     • Simplificam o processo de atribuição de permissões, permitindo que os administradores do sistema definam rapidamente os direitos de acesso baseados em funções comuns.
     • A definição de perfis ocorre por último, após os tipos de utilizador e cargos estarem estabelecidos, para garantir que os perfis correspondam adequadamente às necessidades dos utilizadores.
       

  7. Grupo de Utilizadores:
     

     • Os grupos de utilizadores são conjuntos personalizados de utilizadores que podem ser agrupados com base em critérios específicos, como projetos, interesses ou departamentos.
     • Facilitam a atribuição de permissões em massa e a comunicação dirigida dentro da organização.
     • A criação de grupos de utilizadores pode ocorrer em qualquer momento, mas é mais prático fazê-lo após a definição dos tipos de utilizador e cargos, para organizar os utilizadores de acordo com as suas funções e responsabilidades.
       

• Exemplo Prático:
  

• Nome do utilizador: Maria Silva

  • Departamento: Recursos Humanos
  • Grupo Funcional: Equipa de Recrutamento
  • Local: Escritório Principal
  • Tipo de Utilizador: Utilizador Regular
  • Cargo: Especialista em Recrutamento
  • Perfil: Recrutador Júnior
  • Grupo de Utilizadores: Equipa de Recrutamento

  Neste exemplo, Maria Silva faz parte do departamento de Recursos Humanos, especificamente na equipa de recrutamento, e trabalha no escritório principal. Como utilizadora regular, ela tem acesso padrão ao sistema de Gestão Documental com permissões limitadas. O seu cargo e perfil definem as suas permissões específicas e responsabilidades dentro do sistema, assegurando a sua eficácia e conformidade com as políticas da empresa.