Ofícios Circulares. O que é e para o que servem?

Ofícios Circulares. O que é e para o que servem?

Ofícios Circulares: O que são e para que servem?

Definição de Ofício Circular:

​ Um ofício circular é um documento formal utilizado por organizações, tanto públicas quanto privadas, para comunicar ou informar sobre determinados assuntos a um grupo amplo de destinatários simultaneamente. Sua principal característica é ser projetado para ser distribuído entre vários destinatários, assegurando que todos recebam a mesma informação de maneira uniforme.

Propósito e Usos: Os ofícios circulares são utilizados para diversos fins, incluindo:

  1. Divulgação de Normas e Procedimentos:

    • Informar sobre novas políticas, normas internas ou procedimentos que devem ser seguidos pelos membros da organização ou por outras entidades relacionadas.

  2. Avisos Importantes:

    • Comunicar avisos relevantes como mudanças em horários de trabalho, datas importantes, anúncios de eventos ou reuniões, e qualquer outra informação que precise ser conhecida por um amplo grupo de pessoas.

  3. Convocatórias:

    • Convocar para eventos, reuniões ou assembleias, especificando detalhes como data, hora e local.

  4. Comunicação Oficial:

    • Enviar comunicações oficiais a diferentes departamentos, sucursais ou entidades relacionadas com a organização.

Estrutura do Ofício Circular: Um ofício circular segue uma estrutura formal e típica que inclui:

  • Cabeçalho:
    • Inclui o nome e o logotipo da instituição que emite o documento.
  • Data:
    • Indica o dia em que o ofício é emitido.
  • Assunto:
    • Uma breve descrição do tema tratado no ofício.
  • Corpo do Texto:
    • A informação principal que se deseja comunicar, apresentada de forma clara e concisa.
  • Conclusão ou Chamada para Ação:
    • Instruções finais ou passos a seguir, se necessário.
  • Assinatura:
    • A assinatura do responsável pela emissão do documento, geralmente acompanhada do seu cargo e nome.

Vantagens do Uso de Ofícios Circulares:

  • Eficiência na Comunicação:
    • Permite comunicar informações importantes de maneira rápida e uniforme a múltiplos destinatários.
  • Uniformidade:
    • Assegura que todos os destinatários recebam a mesma informação, reduzindo a possibilidade de mal-entendidos ou informações inconsistentes.
  • Registro Formal:
    • Proporciona um registro formal e documentado da comunicação oficial da organização.

Exemplo Prático:

Um exemplo de uso poderia ser uma empresa que precisa informar todos os seus funcionários sobre uma nova política de teletrabalho. Em vez de enviar e-mails individuais, a empresa emite um ofício circular que detalha a nova política, assegurando que todos os funcionários recebam a mesma informação simultaneamente.

Conclusão:

Os ofícios circulares são uma ferramenta essencial na gestão da comunicação organizacional, permitindo que empresas e outras entidades distribuam informações importantes de maneira eficiente e uniforme a um grande número de destinatários.

    • Related Articles

    • O que são Processos e para o que servem?

      O que são Processos e para o que servem? Processos são uma espécie de Dossiers onde toda a informação é armazenada. Para que a informação faça parte de um processo, o documento tem que ser associado a esse processo. A associação desse documento é ...

    • Tarefas- o que são e para o que servem?

      Tarefas- o que são e para o que servem As Tarefas são determinadas ações que podem ser atribuídas a um determinado destinatário, de acordo com o assunto escolhido. A tarefa irá adicionar um alerta para o utilizador que quisermos colocar o alerta, ...

    • O que é o Portal Filedoc e para o que serve?

      O que é o Portal Filedoc e para o que serve? O Portal Filedoc é uma ferramenta destinada a permitir que entidades externas à organização (como por exemplo fornecedores e parceiros) acedam ou submetam documentos, interajam com processos da organização ...

    • Digitalização / Scan de Documentos para o Filedoc

      Digitalização / Scan de Documentos para o Filedoc No Filedoc temos sempre a opção de Digitalizar (Scanear os documentos num scanner) Na primeira vez que vamos á opção Digitalizar, ele instala o Plugin de Digitalização Depois do Plugin Instalado, cada ...

    • Configuração do Plugin de E-mail para Microsoft Outlook

      Uma das funcionalidades importantes do Filedoc é a possibilidade de utilizar o plugin de Microsoft outlook para efetuar entradas de Documentos no Filedoc, ou seja, registar os documentos. Para que isto funcione são necessárias algumas configurações ...