Configuración de Usuario en el Sistema de Gestión Documental Filedoc

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Estructura de Configuración de Usuario

1. Departamentos:
   

1. Los departamentos representan las unidades organizacionales básicas en la empresa.
   
2. Generalmente se establecen según la función o el área de negocio, tales como Recursos Humanos, Finanzas, Ventas, entre otros.
   
3. La creación de departamentos es normalmente el primer paso, ya que define la estructura organizacional en la cual los usuarios serán asignados.
   

• Grupos Funcionales:
  

  • Los grupos funcionales consisten en conjuntos de usuarios que comparten responsabilidades o trabajan en proyectos similares, independientemente de sus departamentos.
  • Facilitan la colaboración entre miembros de diferentes áreas de la empresa.
  • Los grupos funcionales se crean después de la definición de los departamentos, organizando a los usuarios según sus funciones y responsabilidades específicas.
    

• Locales:
  

  • Los locales indican las diferentes ubicaciones físicas de la empresa, como oficinas, sucursales, fábricas, etc.
  • Son importantes para asignar permisos de acceso basados en la ubicación geográfica de los usuarios.
  • La creación de locales puede ocurrir en paralelo con la definición de departamentos y grupos funcionales, especialmente si la empresa tiene una estructura geográficamente distribuida.
    

• Tipo de Usuario:
  

  • El tipo de usuario define los permisos y los privilegios asociados a cada cuenta de usuario en el sistema.
  • Puede incluir categorías como Administrador, Usuario Regular, Usuario Externo, entre otros.
  • La definición de los tipos de usuario es esencial para asegurar que cada uno tenga el nivel apropiado de acceso y control sobre los documentos.

• Cargo:
  

  • El cargo del usuario refleja su posición jerárquica o función dentro de la empresa.
  • Los cargos pueden influir en las responsabilidades y las necesidades de acceso a los documentos.
  • La asignación de cargos ocurre después de la definición de los tipos de usuario, ya que los cargos pueden estar asociados a diferentes tipos de cuenta.

• Perfiles:
  

  • Los perfiles representan conjuntos predefinidos de permisos y configuraciones de acceso.
  • Simplifican el proceso de asignación de permisos, permitiendo que los administradores del sistema definan rápidamente los derechos de acceso basados en funciones comunes.
  • La definición de perfiles ocurre por último, después de que los tipos de usuario y los cargos estén establecidos, para asegurar que los perfiles correspondan adecuadamente a las necesidades de los usuarios.

• Grupo de Usuarios:
  

  • Los grupos de usuarios son conjuntos personalizados de usuarios que pueden ser agrupados basándose en criterios específicos, como proyectos, intereses o departamentos.
  • Facilitan la asignación de permisos en masa y la comunicación dirigida dentro de la organización.
  • La creación de grupos de usuarios puede ocurrir en cualquier momento, pero es más práctico hacerlo después de la definición de los tipos de usuario y cargos, para organizar a los usuarios de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.

• Ejemplo Práctico:
  

• Nombre del usuario: María Silva

  • Departamento: Recursos Humanos
  • Grupo Funcional: Equipo de Reclutamiento
  • Local: Oficina Principal
  • Tipo de Usuario: Usuario Regular
  • Cargo: Especialista en Reclutamiento
  • Perfil: Reclutador Júnior
  • Grupo de Usuarios: Equipo de Reclutamiento

  En este ejemplo, María Silva forma parte del departamento de Recursos Humanos, específicamente en el equipo de reclutamiento, y trabaja en la oficina principal. Como usuario regular, tiene acceso estándar al sistema de gestión documental con permisos limitados. Su cargo y perfil definen sus permisos específicos y responsabilidades dentro del sistema, asegurando su eficacia y conformidad con las políticas de la empresa.