Estudio de Caso - Troia Marina

Estudio de Caso - Troia Marina

Troia Marina



El patrón del velero Radical III, Miguel Mourão, un experimentado navegante con una vida llena de travesías por el Atlántico y el Mediterráneo, solía enfrentarse frecuentemente a un problema al acercarse a la región de destino: "Siempre había incertidumbre sobre en qué puerto deportivo quedarse durante unos días debido a la falta de disponibilidad de amarres". El Océano Atlántico en la costa occidental de Europa es muy transitado. La entrada al Mar Mediterráneo a través de Gibraltar, la navegación hacia las Américas (Norte y Sur) y África hacen de esta zona marítima un lugar muy concurrido, y a pesar de la existencia de numerosos puertos deportivos, su número nunca es suficiente para satisfacer toda la demanda de amarres temporales o a largo plazo, lo que hace que los patrones tengan que esforzarse mucho para encontrar un lugar de amarre conveniente en sus escalas.

¿Cómo logró Troia Marina, uno de los puertos deportivos más concurridos de esta costa, diferenciarse de manera innovadora y efectiva, facilitando la elección de aquellos que la buscan?

Como cliente del software Filedoc para la gestión de sus procesos, decidió implementar el módulo Filedoc Cloud Services, permitiendo así que los patrones puedan, de manera fácil y remota en alta mar, visualizar la disponibilidad de amarres en el puerto deportivo, realizar sus reservas y tramitar los trámites marítimos y legales antes de su llegada.

Ubicada en la línea que separa el Atlántico del estuario del río Sado, en una de las bahías más hermosas del mundo, la Bahía de Setúbal, Troia Marina puede recibir hasta 180 embarcaciones.

Miguel comentó: "Por supuesto que yo y otros patrones conocidos apreciamos la iniciativa que nos lleva a detenernos aquí más a menudo".

¿CÓMO FUNCIONA EL PROCESO?

Todo el proceso se desarrolla en el software Filedoc.

Solicitud de Reserva de Amarre

El registro de la solicitud de reserva lo realiza el cliente a través del enlace disponible en el sitio web de Troia Marina. En este registro (funcionalidad de formularios en línea), se proporciona un conjunto de campos de cumplimentación obligatoria para que la recepción pueda verificar si para ese tipo de amarre hay disponibilidad en las fechas requeridas.

  1. Si hay disponibilidad, Filedoc envía un correo electrónico al solicitante, proporcionando un nuevo formulario para continuar con el contrato.
  2. Si no hay disponibilidad, Filedoc envía un correo electrónico informando sobre la falta de disponibilidad para las fechas indicadas y/o tipo de embarcación, mencionando que se coloca en lista de espera y que se le informará tan pronto como sea posible el amarre.

La recepción de Troia Marina, cada vez que tenga un nuevo amarre disponible, consulta la lista de espera y envía automáticamente un correo electrónico para confirmar la solicitud.

Contrato del Cliente

Pasando al registro del contrato, que se enviará al cliente a través de un formulario, este puede decidir si desea firmar el documento digitalmente, recibiendo nuevamente el correo electrónico, o si prefiere firmarlo presencialmente en el puerto deportivo el día de su llegada.

Si elige la opción de firmar digitalmente, el formulario vuelve a la recepción con todos los datos necesarios para la elaboración del contrato, y una vez completado, se envía por correo electrónico al cliente (integración con DigitalSign). El cliente recibe un correo electrónico para abrir el archivo y luego un mensaje con el código necesario para completar el proceso de firma del contrato.

Una vez firmado por ambas partes, el contrato se pone a disposición en Filedoc con la versión final.

Check-in

Cuando se elabora un contrato, se registra automáticamente un documento de check-in que se envía por correo electrónico al cliente un día antes de la fecha prevista de llegada para que pueda realizar el check-in en línea a través de un formulario.

Check-out

También se registra automáticamente un documento de check-out, que en este caso se envía el mismo día al cliente para que pueda realizar el check-out en línea a través de un formulario.

Principales beneficios

  • Proceso de elaboración de contratos de cliente completamente desmaterializado, rápido y ágil.
  • La información circula entre las partes de forma segura sin entropía.
  • Garantía de integridad, rastreabilidad y auditabilidad de los documentos.
  • Reducción de errores derivados de la introducción manual. Reducción de la impresión de documentos y circulación del papel. Satisfacción de los patrones con el servicio de Troia Marina.
Para obtener más información sobre este caso y cómo el software Filedoc ayudó a Troia Marina a mejorar su eficiencia y servicio al cliente, visita el sitio web oficial de Filedoc en www.filedoc.com. Allí encontrarás detalles adicionales sobre la implementación del módulo Filedoc Cloud Services, así como otros casos de uso y soluciones ofrecidas por la plataforma.