La obtención de estadísticas fiables y oportunas fue el leitmotiv del proyecto, ya que era muy difícil conocer el número y la tipología de las denuncias y los delitos en el país.
De hecho, el Gobierno, a través de su Ministro de Justicia, se ha propuesto aumentar la transparencia de su gobernanza y mejorar la eficacia de sus servicios. Pero los datos necesarios estaban muy dispersos y no estaban informatizados, y sólo existían en formato de papel.
Los consultores que asesoraron a la ministra se centraron en las soluciones digitales para cada nueva oportunidad o problema (digital-first thinking), y le propusieron una reformulación de los procesos administrativos y la digitalización de la documentación implicada, apostando por una automatización fiable de los procesos y por obtener nuevos niveles de agilidad organizativa.
El proyecto se desarrolló en colaboración con las Naciones Unidas en el marco del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.
El objetivo era disponer de un único lugar para todas las denuncias y delitos, de modo que la información pudiera procesarse fácilmente y se pudiera acceder al historial, así como disponer de información fiable y completa para obtener estadísticas sobre la delincuencia en el país en tiempo real.
Una vez seleccionado el software Filedoc, el propio proyecto trazó un conjunto de opciones en sus procesos organizativos para la implantación de una solución bien adaptada al modelo de trabajo de los servicios del Ministerio.
Dado que Filedoc también permite el procesamiento de procesos, aprobaciones, respuestas y todo tipo de operaciones de flujo de trabajo, esta área también se implementó para acelerar el procesamiento de los procesos dentro de las unidades, pero también a otras organizaciones.
Participaron las distintas fuerzas de seguridad del país, a saber:
- Policía Nacional
- Oficina del Fiscal General
- Policía Judicial
- Servicios penitenciarios
Se impartió formación presencial a todos los superiores de las fuerzas de seguridad.
El resultado superó las expectativas, en opinión de los funcionarios del Ministerio de Justicia, habiéndose alcanzado los siguientes objetivos:
- Mayor eficiencia, productividad y optimización de los recursos internos;
- Automatización de procesos, asegurando el cumplimiento de las directrices establecidas y permitiendo una mayor agilidad en la organización interna;
- Mayor control sobre la información y el estado de los procesos penales en curso, con el consiguiente aumento de la transparencia de la actuación del Ministerio;
- Una obtención en tiempo real de los datos de control exigidos por el Ministro de Justicia, así como una disminución de los errores humanos que se producen;
- Facilidad en la búsqueda de documentos y en la obtención de otros informes/reportes;
- Los empleados del Ministerio, incluidos los agentes de policía, están satisfechos con su formación