Con un alto volumen de facturas (más de 1.000 facturas de proveedores recibidas al día), Europ Assistance Portugal decidió buscar formas de agilizar y optimizar todo el proceso de gestión y procesamiento de las facturas de proveedores y clientes.

Europ Assistance es una empresa líder en Portugal en el mercado de la Asistencia, estando presente en el mercado portugués desde 1993 y teniendo como principales clientes algunas de las mayores compañías de seguros a nivel nacional. A esta posición de liderazgo contribuyen, además de la calidad y la eficacia de los servicios prestados, la innovación permanente.
Europ Assistance (parte del Grupo Generali) es una importante referencia desde hace más de 55 años y es el líder mundial en el negocio de los seguros de asistencia y de viaje en Europa, América del Sur, Asia y Sudáfrica.

LA SOLUCIÓN

Para hacer frente a este reto, la empresa adoptó una solución Filedoc con el objetivo de «digitalizar y automatizar todo el proceso de gestión de facturas», que contempla una integración de sus procesos/flujos de trabajo con el escaneo y la
captura automática de la información (OCR), realizando una integración total con los diferentes ERP’s preexistentes.

De este modo, Europ Assistance pudo digitalizar totalmente el proceso de aprobación de facturas, escaneando más de 1.000 facturas de proveedores al día, con la automatización del OCR, así como clasificándolas e indexándolas automáticamente en función de reglas y campos predefinidos. Las aprobaciones son sin papel, utilizando la automatización del flujo de trabajo, con certificados digitales y, por supuesto, con reglas y alertas asociadas.
Utilizando la API de Filedoc, la aplicación se integra con los distintos programas informáticos que utiliza la empresa: Sage, PIE, ERP.

Además de los informes existentes en la aplicación, que permiten controlar toda la información, Europ Assistance necesitaba varios informes adaptados a sus necesidades, con el fin de tener toda la información que entendía fácilmente accesible en cualquier momento.

Algunos detalles del proceso implementado:

  • Digitalización – Se consigue mediante la recogida masiva y el escaneo de las facturas, este último realizado mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que permite identificar automáticamente los datos clave de los documentos (NIF del cliente y del proveedor, valores y otra información relevante). En los casos en que la entidad aún no existe, se crea automáticamente, rechazando siempre la duplicación de entidades;
  • Archivado – Tras el proceso de desmaterialización, sigue la fase de archivado en carpetas y por metadatos;
  • Automatización de todo el proceso de gestión de facturas – La automatización del proceso de gestión de facturas incluye la validación de los valores extraídos y su correcto cálculo. Los flujos de trabajo también se encargan de la gestión de los dictámenes y los envíos, así como de la aprobación de las facturas y los plazos de pago, con reglas que dependen, por ejemplo, del tipo de proveedor o compañía de seguros de que se trate;
  • Integración – A través de los servicios web, los documentos se cargan automáticamente en los ERP y en los diferentes sistemas de pago existentes;
  • Control – Además de la automatización de los flujos de información, y de las ventajas inherentes ya mencionadas, la empresa dispone ahora de importantes herramientas que permiten un control estricto de los plazos de respuesta y de pago (número de días laborables), del rendimiento de los empleados/departamentos y de los posibles cuellos de botella en los flujos de información relacionados con la gestión de las facturas.
El proyecto alcanzó plenamente los objetivos fijados por Europ Assistance, y cabe destacar su satisfacción con el software Filedoc y con el equipo de implantación.


Para obtener más información sobre este caso, visita el sitio web en www.filedoc.com.