Fue una carrera contra el reloj. El hospital tendría que automatizar docenas de flujos de trabajo para atender a los pacientes, pedir suministros críticos y crear operaciones totalmente nuevas necesarias para luchar contra la pandemia.
No era el momento de introducir el típico y engorroso sistema que puede requerir de seis meses a un año para obtener ganancias de productividad. El hospital se puso en contacto con Filedoc.
La empresa contaba desde hace tiempo con una gran experiencia en la creación de prototipos, la implantación y el mantenimiento de soluciones en clientes globales de primer orden. Filedoc había demostrado que podía satisfacer rápidamente diversas necesidades técnicas de bancos y empresas financieras, así como de toda una serie de empresas, desde CMA, la compañía naviera internacional, hasta la empresa industrial TotalEnergies, pasando por el gigante de las telecomunicaciones Unitel.
Con la ayuda de Filedoc, el hospital creó rápidamente más de 30 flujos de trabajo, una eficiencia clave que salvó vidas durante la pandemia.
«El tiempo era muy valioso, especialmente durante el periodo de Covid, con la cantidad de trabajo extra que requería»
Catarina de Aguiar Diogo, miembro del Consejo de Administración de la Unidade Local de Saúde de Matosinhos, E.P.E.
Las aprobaciones se simplificaron. «Estamos sujetos al código de contratación pública, que es muy burocrático, denso y lento», señaló Catarina. «Ahora este proceso de contratación es mucho más rápido y objetivo».
Mejorar la organización de la información y ahorrar tiempo para centrarse en las prioridades fue la clave. Antes de Filedoc, se necesitaban cuatro días para hacer operativa una reunión del consejo de administración.
Ahora, dijo Aguiar Diogo, «al final de la reunión, las cosas ya están sucediendo». Hace poco, estaban deliberando sobre la tercera dosis de vacunas Covid. «A los 10 minutos estaba recibiendo peticiones de información de los directores, para saber cuántas personas debían ser citadas para el lunes», dijo Catarina. «En esta fase de emergencia, el tiempo puede salvar vidas».
¿Cómo ha ayudado Filedoc a automatizar y mejorar la eficiencia del flujo de trabajo?
- Aprobar los gastos con facilidad
- Gestión del flujo de trabajo en cada proceso de forma intuitiva
- Fácil gestión y mantenimiento de los documentos
- Mejora de la eficacia de los procesos
- Asegurar el acceso a la información
- Gestión intuitiva de los usuarios
- Interfaz fácil de usar